Tietosuojaseloste

Kymenlaakson liiton tietosuojaseloste, laadittu 25.11.2019.

Tässä tietosuojaselosteessa selvitetään EU:n tietosuoja-asetuksen sekä henkilötietolain (523/1999) edellyttämät tiedot Kymenlaakson liiton ylläpitämien henkilörekiserien osalta. Tämä tietosuojaseloste julkaistaan internet-sivulla www.kymenlaakso.fi ja sitä päivitetään tarvittaessa sen sisältämien tietojen muuttuessa.

Rekisterinpitäjä

Kymenlaakson liitto (jäljempänä ”Rekisterinpitäjä”)
Hovioikeudenkatu 6, 45100 Kouvola
Puhelin: 045 126 1619
Y-tunnus 0206714-5

Rekisterinpitäjän toimintamuodot

Kymenlaakson liiton aluekehitystehtävät määritellään aluekehityslaissa. Lakisääteisiin tehtäviin kuuluu maakuntakaavan laadinta. Edunvalvontaa toteutetaan kansallisesti yhteistyössä valtion viranomaisten, kuntien ja muiden maakuntaohjelman rahoittamiseen osallistuvien kanssa mm. aluehallintoviranomaisten tulosohjauksen ja muiden tahojen vastaavien menettelyjen yhteydessä. Kuntayhtymän toimintojen kannalta joudutaan käsittelemään välttämättömiä henkilötietoja.

Henkilörekisteriasioiden yhdyshenkilö / tietosuojakoordinaattori

Hallintojohtaja Harri Turkulainen
Hovioikeudenkatu 6, 45100 Kouvola
Puhelin: 045 126 1619
Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja Kymenlaakson liiton toiminnassa, lakisääteisten tehtävien sekä asiakassuhteiden hoitamiseen. Rekisterinpitäjä käsittelee myös palveluksessaan olevan henkilökunnan henkilötietoja työsuhdevelvoitteiden täyttämiseksi.

Ylläpidettävät rekisterit

Asiakasrekisteri (toimielimet, työryhmät ja sidosryhmät)
Henkilöstörekisteri
Tapahtumat
Kyselyt
Uutiskirjeen saajat
Ylläpidettävistä rekistereistä on laadittu erilliset rekisteriselosteet.

Rekisterien tietosisältö

Toimielin- ja työryhmätyöskentelyyn, tapahtumaan ja seminaariin osallistuvien sekä uutiskirjeen saamisen yksilöimisen, tunnistamisen ja kokouksen/tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeelliset tiedot, kuten:
• nimi
• yhteystiedot: osoite, kotikunta, puhelinnumero ja sähköpostiosoite;
• ammatti, työpaikka;
• muut ao. rekisteriselosteissa tarkemmin yksilöidyt tiedot.
Rekisterinpitäjän palveluksessa olevan henkilöstön sekä luottamushenkilöiden osalta tarpeelliset tiedot palkanmaksun ja muiden työsuhdevelvoitteiden täyttämiseksi, kuten:
• henkilö- ja yhteystiedot;
• työ- tai luottamustehtävä;
• työsuhteen kesto;
• pankkiyhteystiedot
Toimielinten luottamushenkilöiden ja jäsenten välttämättömät yhteystiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekistereissä olevat tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään tai rekisteröitymisen yhteydessä. Tietoa voidaan saada yleisistä verkkolähteistä.

Tietojen luovutukset

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta rekisteripitäjän tai rekisterinpitäjän lukuun toimivien kolmansien tahojen ulkopuolelle. Kuitenkin henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille tai lakisääteistä tilastotarkoituksia varten.
Rekisterinpitäjä ei siirrä tai luovuta henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojausperiaatteet

Rekisterinpitäjän rekisterien tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietoja ja palvelua suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden sekä aktiivisen valvonnan kautta. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä.
Henkilötietoja käsittelevät vain rekisterinpitäjän erityisesti määrittelemät henkilöt, jotka ovat rekisterinpitäjän palveluksessa, sekä rekisterinpitäjän toimeksiannosta palveluja ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet.

Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyllä on alla olevissa kohdissa 1-7 mainitut oikeudet häntä koskevien tietojen saantiin, oikaisemiseen, rajoittamiseen, poistamiseen tai siirtämiseen sekä oikeus tehdä henkilötietojensa käsittelystä valitus:
1. Oikeus pyytää pääsy omiin henkilötietoihinsa ja tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisterinpitäjän rekistereihin;
2. Oikeus pyytää häntä koskevien virheellisten tai epätarkkojen henkilötietojen oikaisemista tai poistamista;
3. Oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista;
4. Oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä (kieltämällä niiden käsittely esim. suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta varten tai henkilömatrikkelia taikka sukututkimusta varten);
5. Oikeus vaatia henkilötietojensa siirtämistä yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. (Oikeus koskee vain rekisteröidyn itsensä antamia tietoja.)
6. Oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelyyn;
7. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Edellä kohdissa 1-6 tarkoitettu pyyntö tai vaatimus tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen
Kymenlaakson liitto, Hovioikeudenkatu 6, 45100 Kouvola.

Siinä tulee mainita rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero. Vastaus pyyntöön toimitetaan rekisteröidyn väestötietojärjestelmästä varmennettuun osoitteeseen. Rekisterinpitäjällä on oikeus tarpeellisissa määrin suorittaa tunnistustoimenpiteitä ennen tietojen lähettämistä.

Tarkastuspyyntö tai tietojen käsittelyä koskeva vaatimus voidaan esittää myös henkilökohtaisesti yllämainitussa osoitteessa, jolloin rekisteröidyn tulee vaadittaessa esittää tunnistamista varten virallinen asiakirja (henkilötodistus, ajokortti tai passi).
Valitus valvontaviranomaiselle tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan viranomaiselle, joka Suomessa on Tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi).